معاون آموزش دانشگاه آزاد اسلامی واحدتهران غرب: در عصر فناوری اطلاعات و ارتباطات بسر می بریم، لازم است تا جای ممکن کارها بصورت مکانیزه و سیستمی انجام شود تا بوروکراسی زائد اداری جلوگیری شود، ماحصل این کار رضایت ارباب رجوع را در پی خواهد داشت

لطفاً بفرمایید با توجه به تعطیلی طولانی دانشگاه که بدلیل جلوگیری از شیوع بیماری کرونا انجام شد وهمچنین ممنوعیت حضور دانشجویان در کلاس های آموزش حضوری، تاکنون چه اقداماتی در جهت جبران و رفع مشکلات آموزشی دانشجویان انجام شد؟

در پاسخ به این سوال باید باطلاع برسانم، از زمان شیوع بیماری کرونا، این معاونت نیز همانند سایر حوزه ها، مطابق با بخشنامه های صادره از سوی سازمان مرکزی دانشگاه آزاد اسلامی، به منظور حفظ سلامت اساتید گرامی، کارکنان محترم و دانشجویان عزیز و پیشگیری از گسترش و شیوع این بیماری اقدامات لازم در خصوص برگزاری کلاس ها به صورت مجازی را فراهم نمود.

در این خصوص لازم بذکر است که واحد تهران غرب جزء اولین واحدهایی است که سریعاً نسبت به ارسال فایل برنامه آموزش هفتگی به واحد الکترونیک اقدام نمود، بطوریکه کلاس های مجازی بلافاصله بعد از بارگذاری اطلاعات، از طریق واحد الکترونیک از اولین روز یعنی (سه شنبه مورخ ۲۰ اسفند ماه) برگزار شد.

همچنین به منظور اطلاع رسانی به اساتید محترم و دانشجویان گرامی اطلاعیه های مرتبط تهیه شد و از طریق وب سایت دانشگاه، ارسال پیامک و نیز تشکیل گروه در پیام رسان ها برای هر رشته و گروه آموزشی به اطلاع اساتید و دانشجویان رسید.

در خصوص برگزاری کلاس ها در فضای مجازی لازم به یادآوری است، از آنجا که پشتیبانی برگزاری کلاس های مجازی در سطح استان بصورت متمرکز توسط واحد الکترونیکی دانشگاه آزاد اسلامی صورت می گیرد و واحدها امکان دسترسی به فایل گزارش وضعیت برگزاری کلاس ندارند، این حوزه اقدام به راه اندازی سامانه ثبت وضعیت برگزاری کلاس نمود.

بدین ترتیب این امکان در اختیار اساتید قرار گرفت تا پس از برگزاری هر کلاس، نسبت به ثبت وضعیت برگزاری کلاس از نظر کمیت (تعداد دانشجویان شرکت کننده در کلاس) و همچنین کیفیت برگزاری (برگزاری مطلوب یا با مشکل قطع و وصل شدن و…) اقدام نماید که خوشبختانه اطلاعات بسیار خوبی از این طریق جمع آوری شده است.

از جمله اقدامات دیگری از نیمه دوم اسفند ماه با توجه به تعطیلی دانشگاهها که انجام شد، راه اندازی سامانه ثبت درخواست و پاسحگویی به درخواست های مطرح شده ی دانشجویان بود. از این طریق درخواست های جمع آوری شده، توسط روابط عمومی واحد به حوزه های مرتبط و دانشکده های مربوطه ارجاع می شد و سپس پاسخ های اخذ شده، برای دانشجویان ارسال شده تا نیازی به مراجعه حضوری نداشته باشند.

همچنین این حوزه قبل از ابلاغ برگزاری کلاس های مجازی توسط سازمان مرکزی نسبت به برقراری سیستم تعامل اساتید و دانشجویان از طریق ارسال متن، سئوال و پاسخ پیامکی و ارسال جزوه از طریق سامانه سیدا بصورت هفتگی برای دانشجویان اقدام نمود.

از دیگر اقداماتی که توسط این معاونت انجام شد، اتخاذ تدابیر لازم به منظور اطلاع رسانی سریع و به موقع در خصوص برگزاری کلاس های مجازی، صدور اطلاعیه ها و درج راهنماهای کتبی و تصویری، راهنمای نصب نرم افزارهای مورد نیاز برای ورود به کلاس مجازی و راهنماهای تصویری نحوه ورود به کلاس و استفاده از فضای کلاس برای اساتید و دانشجویان بود که توسط سایت دانشگاه، سامانه سیدا، ارسال پیامک، تماس تلفنی و … صورت گرفت.

راه اندازی سامانه درخواست کلاس در محل دانشگاه برای آن دسته از اساتیدی که بدلایلی از جمله عدم دسترسی به اینترنت، نداشتن سیستم کامپیوتری مناسب و مواردی از این قبیل متقاضی برگزاری کلاس در محل دانشگاه بودند از جمله اقدامات دیگر حوزه معاونت آموزش بوده است. در این روش ابتدا در سامانه درخواست ها ثبت و سپس گزارش درخواست ها بصورت روزانه برای دانشکده ارسال می شد تا فضای کاملاً ایزوله و با امکانات سخت افزاری و نرم افزاری در روز و ساعت مورد درخواست در اختیار استاد متقاضی قرار گیرد.

گفتنی است در تمام مدت تعطیلی دانشگاه، شورای واحد بصورت آنلاین از طریق شبکه های پیام رسان فعال و مشکلات اساتید و دانشجویان رصد و بلافاصله راهکار مناسب به جهت حل مشکل ارائه و اجرایی گردیده است تا خللی در روند کاری و آموزشی دانشگاه وارد نشود.

در ادامه عرایضم باید باطلاع برسانم در این ایام همچنین حدود ۱۸۰۰ فقره پرونده دانشجویان عدم مراجعه بررسی و نسبت به صدور رای کمیسیون مواردخاص اقدام شده است. لازم بذکر است که کمیسیون موارد خاص بطور روزانه فعال و نسبت به بررسی پرونده های واصله اقدام می نمود.

گفتنی است صدور گواهی اشتغال به تحصیل بصورت غیر حضوری و از طریق ثبت درخواست در سامانه آموزشی سیدا از دیگر اقدامات این حوزه در زمان تعطیلی دانشگاه است.

در این ایام همچنین هماهنگی های لازم به منظور دریافت و ثبت مدارک اساتید جدید در سامانه ساهم و اخذ شناسه تدریس و کد تدریس اساتید برای کلیه اساتید جدیدالورود از طریق پیامک و ایمیل صورت گرفت.

در صورت تداوم تعطیلی دانشگاه، چه تمهیداتی برای حضور کارکنان حوزه آموزش بمنظور پاسخگویی به دانشجویان و اعضای هیات علمی صورت گرفته است؟

در واقع باید بگویم ما در عصر فناوری اطلاعات و ارتباطات بسر می بریم و لازم است تا جای ممکن کارها بصورت مکانیزه و سیستمی انجام شود تا هم سازمان چابک تری داشته باشیم و هم از بوروکراسی زائد اداری جلوگیری شود که ماحصل این کار رضایت ارباب رجوع را در پی خواهد داشت.

بدین منظور هماهنگی های لازم از نظر نرم افزاری و سخت افزاری و روش کار برای انجام دور کاری پرسنل صورت گرفته است تا در صورت ادامه وضعیت قرنطینه خللی در امور آموزشی برای دانشجویان و اساتید ایجاد نگردد.

یادآور می شوم ارتباط با اساتید نیز از طریق سامانه ها، ایجاد گروههای اساتید در رشته های مختلف در پیام رسان ها با حضور مدیران محترم گروه و پاسخگویی آنلاین به آنان صورت گرفته است.

یکی از ادارات تحت مدیریت جنابعالی، اداره فارغ التحصیلان می باشد.لطفاً توضیح دهید آیا دانشجویان برای پیگیری امور فارغ التحصیلی، اخذ مدرک یا سایر موارد مرتبط با این اداره، امکان مراجعه حضوری دارند یا خیر؟

در پاسخ به این سوال باید عرض کنم در زمانیکه اغلب حوزه های دانشگاه بدلیل شیوع ویروس کرونا در واحد حضور نداشتند، این اداره کماکان فعالیت خود را در قالب صدور مدرک و تحویل آن، صدور ریزنمرات قابل ترجمه و همچنین تسویه حساب انجام می داد و این فعالیت ها همچنان ادامه دارند.

لازم بذکر است همچنین بمنظور رفاه حال دانش آموختگان، با دانشکده ها مکاتبه شده تا با حداقل نیرو به ارائه خدمات مربوطه ادامه دهند.

البته با توجه به شرایط بحرانی ناشی از شیوع بیماری کرونا در داخل و خارج از کشور بنظر می رسد، اموری همچون صدور مدرک و تحویل آن، همچنین اخذ ریزنمرات قابل ترجمه در اولویت کاری نباشد لذا توصیه می شود، دانش آموختگان گرامی بمنظور حفظ سلامت خود، این امور را به زمان مناسب تری موکول نمایند. اما بهر ترتیب تا زمان اخذ تصمیمات بعدی در این خصوص، خدمات رسانی متوقف نخواهند شد.