پاسخ به ۲۷ سوال مهم درباره سامانه آموزشیار
به گزارش روابط عمومی دانشگاه آزاد اسلامی به نقل از روزنامه فرهیختگان، اواخر تیرماه امسال دکتر محمدمهدی طهرانچی رئیس دانشگاه آزاد اسلامی از راه‌اندازی نظام هوشمند و یکپارچه داده در این دانشگاه خبر داد. اتفاقی که با فعال شدن دو سامانه پژوهشیار و آموزشیار این خبر رنگ واقعیت به خود گرفت تا دیگر دانشجویان برای انجام امور مختلف خود اعم از آموزشی، پژوهشی، مالی و… نیازی به طی کردن بروکراسی مرسوم اداری نداشته باشند.
در اصل این دو سامانه هرکدام خدمات الکترونیکی قابل‌توجهی را در حوزه‌های تعریف‌شده‌شان در اختیار دانشجویان و به تبع پرسنل و اساتید دانشگاه آزاد اسلامی می‌گذارند تا وظایف واحدهای دانشگاهی با سرعت و دقت بیشتری انجام شود. در این میان شاید بتوان سامانه آموزشیار را با توجه به قابلیت‌های بی‌شمار جزء اصلی‌ترین سامانه‌های دانشگاه آزاد اسلامی برای هوشمندسازی دانست، سامانه‌ای که از انتخاب‌واحد، پرداخت شهریه، صدور گواهی‌های موردنیاز دانشجویان، انتقالی دانشجویان و… را انجام می‌دهد و در شرایط ویژه این روزهای کشور که شیوه آموزش تغییر کرده به‌عنوان بازوی اصلی دانشگاه آزاد اسلامی برای برگزاری کلاس‌های غیرحضوری به شمار می‌رود. در اصل دیگر نیاز نیست تا دانشجویان واحدهای مختلف هرکدام از نرم‌افزار خاصی برای ساماندهی اطلاعات دانشجویان استفاده کنند، بلکه همه آنها ذیل سامانه آموزشیار این کار را دنبال خواهند کرد. آموزشیار ۲۶ مردادماه امسال به صورت آزمایشی آغاز به کار کرد و فعالیت رسمی‌اش نیز ظرف کمتر از ۱۵ روز و در ۱۰ شهریور ماه شروع شد. با این حال طبیعت هر تغییری ایجاد سوال در ذهن مخاطب است و قطعاً دانشجویان دانشگاه آزاد اسلامی نیز سوالاتی را درباره سامانه آموزشیار این دانشگاه دارند که ایمان عطارزاده، مدیرکل توسعه شبکه علمی هوشمند دانشگاه آزاد اسلامی در گفت‌وگوی زنده اینستاگرامی به آنها پاسخ داده است.
تغییر سامانه آموزشی واحدها به آموزشیار چه لزومی داشت؟
با توجه به نیازهای جدیدی که در دانشگاه مطرح شده و مطالباتی که هم دانشجویان و هم واحدهای دانشگاهی درباره شیوه نوین آموزش داشتند، همه می‌دانیم که مدل آموزشی تغییر پیدا کرده و به خاطر شیوع کرونا در کل دنیا سبک بسیاری از فرآیندها در جامعه ازجمله آموزش، اقتصاد و بهداشت تغییر کند. دانشگاه آزاد اسلامی نیز از همان ابتدا خودش را با سیستم جدید تطبیق داد و نظام برگزاری کلاس‌ها به صورت آنلاین را در این دانشگاه با همه نگاه سریعی که ایجاد شد، به وجود آمد. ترم گذشته تجربه بسیاری خوبی را درخصوص برگزاری هم کلاً س‌ها به صورت آنلاین و هم امتحانات به این شیوه داشتیم و قطعاً روشی که استفاده شد خالی از اشتباه نشد، اما تلاش کردیم تا تجربه‌نگاری این حوزه را داشتیم باشیم تا بتوانیم برای ترم‌های آتی مدل جدیدی را پیاده کنیم. سامانه آموزشیار در دانشگاه آزاد اسلامی به دلیل مطالباتی که خود دانشجویان و واحدهای دانشگاهی درباره شیوه نوین آموزشی منطبق با شرایط فعلی داشتند، افتاده است. دانشگاه موظف است مطالبات دانشجویان را درنظر بگیرد. از ترم گذشته طرحی با عنوان نظام هوشمند و یکپارچه داده در دانشگاه شکل گرفت که این طرح ویژگی‌هایی دارد.
تنوع در نرم‌افزارها سبب دشواری ارتباط داده‌ای شده بود
دانشگاه آزاد اسلامی بیش از ۴۰۰ واحد و مرکز آموزشی در کل کشور دارد و متاسفانه یا خوشبختانه تعدادی از این واحدها سیستم آموزشی مشخصی را تحت عنوان سیدا ۴ یا سیدا ۷ داشتند و برخی دیگر نیز از نرم‌هایی مانند مروارید و… بهره می‌گرفتند. این مساله باعث شد تا ما نتوانیم انسجام درستی را در برگزاری کلاس‌ها به صورت آنلاین داشته باشیم. تنوع در نرم‌افزار سبب می‌شود تا ارتباط داده‌ای دشوار شود. خود دانشجویان نیز این تجربه را دارند، تا جایی که اگر یک دانشجویی از یک واحدی می‌خواست به واحد دانشگاهی دیگر برود باید کارهای اداری زیادی را انجام می‌داد و در اصل بار کاری اضافه‌ای متوجه دانشجو می‌شد و این مهم نیز به خاطر آن بود که برای هر کدام از این اتفافات سامانه‌های متفاوتی وجود داشت.
در سامانه یکپارچه جدیدی که طراحی شده دانشجو با یک شماره دانشجویی در تمامی مجموعه دانشگاه آزاد اسلامی امکان جابه‌جایی دارد و دیگر مستندات خودش را تنها یک بار ارائه می‌دهد.
چرا تا زمان آماده شدن کامل آموزشیار، سامانه سیدا به فعالیت خود ادامه نداد؟
ما برای اینکه داده‌ها را از سیستم قبلی به سیستم جدید منتقل کنیم، باید برای زمانی فعالیت سیستم قبلی را متوقف می‌کردیم تا داده‌ها به سیستم جدید منتقل می‌شد. یعنی اگر سیستم سیدا را متوقف نمی‌کردیم چون اطلاعات تازه‌ای به آن اضافه می‌شد، عملاً سیستم انتقال داده دچار چالش می‌شد. با اطمینان به دانشجویان می‌گویم که تا آخرین لحظه برای اصلاح مواردی که ممکن است به اشتباه در سیستم جدید به ثبت رسیده باشد، موظف هستیم و باید همان اطلاعاتی که در سامانه سیدا به ثبت رسیده باید در سیستم آموزشیار نیز وجود داشته باشد. البته سیستم سیدا در واحدهای دانشگاهی دیگر فعال است اما صرفاً در اختیار حوزه پرسنل دانشگاهی برای تطبیق اطلاعات دانشجویان قرار دارد و از آنجایی که کارشناس آموزشی به هر دو سیستم دسترسی دارد، دانشجو می‌تواند در صورت بروز مشکل به واحد دانشگاهی مراجعه کرده و مغایرت‌گیری اطلاعات را انجام دهد. البته به هیچ‌وجه امکان درج اطلاعات جدید در سامانه قبلی وجود ندارد.
سامانه جدید و اتفاقات جدیدی که به وسیله آن محقق می‌شود، چه تاثیری بر کیفیت آموزش می‌گذارد؟
براساس درخواست و تقاضایی که دانشجویان از مسئولان دانشگاه داشتند، قرار است سرویس خوبی را که در شأن دانشگاه آزاد اسلامی و دانشجویان این دانشگاه است به آنها ارائه دهیم.
بخشی از تحقق این مساله به یکپارچه‌سازی اطلاعات باز می‌گشت و بخش دیگر نیز به فعال‌سازی قابلیت‌ها و امکانات این سامانه بازمی‌گردد درحالی که سامانه سیدا ۴ و سیدا ۷ تنها یک سامانه آموزش و شهریه بود اما در آموزشیار ما با پنجره خدمات الکترونیکی روبه‌رو هستیم که براساس آن خدمات به صورت الکترونیکی دراختیار دانشجو قرار می‌گیرد.
در اصل دانشجو با یک بار ورود به این سامانه هم می‌تواند کارهای آموزشی خود را انجام دهد و هم کارهای مربوط به امور مالی، اداری و پژوهشی را دنبال کند.
سامانه آموزشیار تاثیری هم بر آموزش‌های الکترونیک خواهد داشت؟
این یک سیستم آموزشی است و زمانی که از برگزاری کلاس‌ها به صورت آنلاین صحبت می‌کنیم ما درواقع درباره یک ELMNS صحبت می‌کنیم که دارای دو بخش است، اول اینکه از سیستم آموزش اطلاعات دانشجو و کلاس‌های درسی دانشجو را به این ELMNS منتقل می‌کنیم و جا دارد اینجا این نوید را هم بدهم که برای ترم آینده صرفاً دو ELMNS را در کل واحدها منتشر می‌کنیم و همه دانشجویان براساس همین دو کارهایشان را جلو می‌برند. درحالی که در ترم‌های گذشته نرم‌افزارهای مختلفی داشتیم و چون برخی از این نرم‌افزارها از آمادگی لازم نیز برخوردار نبودند، نگرانی‌هایی برای دانشجویان ایجاد شده بود اما در مدل جدید با دو ELMNS بسیار قوی کار را جلو می‌بریم و قطعاً کلاس‌ها با کیفیت بسیار بهتری برگزار می‌شود.
آیا درحال حاضر همه واحدهای دانشگاه به آموزشیار متصل هستند؟
ما در مرحله اول تمامی سامانه‌های سیدا ۴ وسیدا ۷ را که حدود ۴۳۵ واحد دانشگاهی را شامل می‌شد در سامانه آموزشیار قرار دادیم، همچنین ۵۰ واحد دیگر دانشگاهی را هم داریم که نرم‌افزارهای مختلفی دارند که قرار است دانشجویان این واحدها در همان سامانه قبلی انتخاب واحد و حذف و اضافه را انجام دهند تا به تدریج آنها را نیز به سامانه آموزشیار اضافه کنیم. قطعاً تا آبان‌ماه تمام واحدها به این سامانه متصل می‌شوند. نکته دیگر اینکه تمام دانشجویان ورودی جدید دانشگاه آزاد اسلامی فقط باید با سامانه آموزشیار اقدام به ثبت‌نام کنند و شروع کلاس‌های آنها نیز از طریق همین سامانه خواهد بود. ما مرکز پاسخ متمرکزی را نیز به شماره ۰۲۱۴۷۹۱۹۱۰۰ در دانشگاه ایجاد کرده‌ایم که در صورت بروز مشکل می‌توانند از این طریق امور را پیگیری کنند.
یکی از فرآیندهای اصلی آموزشی دانشجویان، انتخاب واحد در ابتدای هر ترم است. این فرآیند در سامانه جدید چگونه انجام می‌شود؟
مدل انتخاب واحد نیز به صورت متمرکز است، یعنی بازه انتخاب واحد به تفکیک استان‌های مختلف مشخص است و کاملاً تعیین شده که کدام استان‌ها و حتی چه ورودی‌هایی قرار است در روز تعیین شده در انتخاب واحد شرکت کنند. صرفاً ورود دانشجو براساس جدول استانی خواهد بود و اگر دانشجو در ساعات دیگری برای انتخاب ورود وارد سامانه شود، قطعاً امکان انتخاب به او داده نمی‌شود و دلیلش هم بحث ترافیک اینترنتی است و صرفاً دانشجویانی که در بازه زمانی تعیین شده برای آن استان باشند، حق ورود به سیستم و انتخاب واحد را خواهند داشت.
تقسیم‌بندی بازه انتخاب واحد به ۳ نوبت زمانی
بازه انتخاب واحد نیز به سه نوبت تقسیم‌بندی شده که ساعت ۸ تا ۱۴ نوبت اول، ۱۵ تا ۲۱ نوبت دوم و ۲۲ تا ۶ صبح روز بعد نیز برای افرادی است که نتوانستند در نوبت اول و دوم دست به انتخاب واحد بزنند. به دانشجویان اطمینان خاطر می‌دهیم که تا آخر نفری که باید انتخاب واحد کند این امکان برای آنها فراهم است و اگر به هر دلیلی نتوانستند در زمان مقرر دست به انتخاب واحد بزنند، اصلاً نگران نباشند، بلکه در دوره بعد باز هم انتخاب واحد فعال خواهد شد.
دلیل جابه‌جایی تاریخ‌های اعلام شده برای انتخاب واحد در استان‌های مختلف چیست؟
با توجه به تاخیری که در شروع فرآیند کار داشتیم برخی از استان‌ها و واحدهای دانشگاهی با توجه به اینکه فرصت نکردند برنامه‌ریزی درسی را ثبت سیستم کنند و همچنین بحث ارتقای سرورها را نیز داشتیم و به همین دلیل با وقفه‌هایی در به‌روزرسانی سیستم روبه‌رو شدیم، همچنین به خاطر اینکه دانشجو برای انتخاب واحد دچار نگرانی نشود، تصمیم‌گیری کرده تا برنامه انتخاب واحد برخی واحدهای دانشگاهی را تغییر دهیم که این مساله توسط خود واحد و از طریق سایت و سامانه‌های اطلاع‌رسانی به دانشجویان اعلام می‌شود.
چرا برای دانشجویانی که معدل الف هم دارند، ۲۰ واحد به‌عنوان سقف در نظر گرفته شده است؟
طبق آیین‌نامه آموزشی دانشجویان در شرایط عادی سقف انتخاب واحدشان ۲۰ است و اگر دانشجوی ممتاز باشد شرایط متفاوت است، اما چون کارشناسان وضعیت دانشجوی الف را در طول ترم بررسی می‌کند هنوز اطلاعات این دانشجویان به‌طور کامل ثبت نشده است و دانشجویان ممتاز از این بابت نگران نباشند چراکه سقف آنها ۲۴ واحد خواهد شد.
مساله پیش‌نیاز و هم‌نیاز دانشجویان چگونه در سامانه اجرا خواهد شد؟
هر دانشجویی که اولین بار در دانشگاه ثبت‌نام می‌کند توسط گروه آموزشی مربوطه یک جدول ارائه دروس در اختیارش قرار می‌گیرد که براساس آن به دانشجو پیشنهاد می‌شود در ترم اول، دوم، سوم و… چه درس‌هایی را بگیرد و در آن جدول مفهوم پیش‌نیاز و هم‌نیاز به درستی لحاظ شده است و در این سامانه نیز ما پیش‌نیاز و هم‌نیاز را به صورت همزمان در کل کشور لحاظ کرده‌ایم، یعنی پیش‌نیاز و هم‌نیاز دانشجویی یکی از واحدها در یک رشته هیچ تفاوتی با دانشجوی همان رشته در واحد دیگر ندارد، درحالی که در گذشته این‌طور نبود. البته این ترم استثنا هم دانشجو و هم کارشناس آموزشی را موظف به کنترل این مساله کرده‌ایم تا مشکلی ایجاد نشود و هر واحد دانشگاهی جدول ترمیک را در اختیار دارد و دانشجو می‌تواند از گروه آموزشی مربوطه خود این جدول را دریافت کند.
امکان باز شدن سایت برای انتخاب واحد در چند مرتبه وجود دارد؟
نمی‌توان به‌طور دقیق این مساله را گفت، اما قول می‌دهیم آخرین نفر هم بتواند انتخاب واحد خود را انجام دهد و مشکلی از این بابت وجود ندارد.
برخی دانشجویان عنوان می‌کنند که امکان ورود به سامانه آموزشیار را ندارند، این مشکل از کجاست؟
ما سامانه پیامکی هم داریم که در مرحله بعد فعال می‌شود و به محض اینکه دانشجو شماره‌اش را به ثبت برساند از این طریق سامانه تبادل اطلاعات را خواهیم داشت. اما در این مرحله پیشنهادم این است که حتماً الگوریتمی که لحاظ کرده‌ایم را مطالعه کنند و تنها کافی است به سایت مراجعه کرده و به بخش راهنمای دانشجو بروند، در این مرحله الگوریتمی را اعلام کردیم که به وسیله آن دانشجویان می‌توانند وارد سامانه شوند. البته ممکن است دانشجویانی را داشته باشیم که مبداشان یک واحد باشد اما در ترم بهمن‌ماه در واحد دیگر میهمان شده‌اند که براساس آن دو شماره دانشجویی دارد که یکی برای واحد مبدا و دیگری واحد مقصد است، به همین دلیل این احتمال دارد که با شماره دانشجویی مبدا امکان دسترسی به سامانه را نداشته باشد، این دسته از دانشجویان باید یا یک پیامی را دراین باره بگذارند یا با مرکز پاسخگویی تماس بگیرند تا کارشناسان در لحظه دانشجو را راهنمایی کنند. با اطمینان می‌گویم که هیچ محدودیتی برای ورود دانشجو لحاظ نشده و دانشجویان به‌راحتی می‌توانند همانند پرسنل و دیگر کارکنان وارد این سامانه شوند.
برخی افراد زمان مراجعه به سامانه متوجه نواقص یا مغایرت‌هایی در سامانه جدید می‌شوند. این دانشجویان چه کاری باید انجام دهند؟
از دانشجویان درخواست داریم تا حتماً در اولین ورودشان به سامانه آموزشیار کارنامه آموزشی و مالی‌شان را با آنچه در سیستم قبلی وجود داشت، تطبیق دهند و اگر مغایرتی وجود داشت از طریق راه‌های ارتباطی موجود مساله را به کارشناسان آموزشی اطلاع دهند تا به سرعت موارد متناقض رفع شود. این مساله نیز دلایل مختلفی دارد، به‌طور مثال شاید دانشجو از تسهیلات صندوق رفاه استفاده کرده باشد اما بخشی از اطلاعات این صندوق در سامانه وجود نداشته و به همین دلیل دانشجو بدهکار شود، اما جای هیچ نگرانی وجود ندارد چراکه در صورت وجود چنین مسائلی دانشجو می‌تواند مساله را اطلاع دهد.
مرکز پاسخگویی به مشکلات آموزشیار در چه زمان‌هایی فعالیت می‌کند؟
درحال حاضر زمان اداری را درنظر گرفته‌ایم اما درصورت نیاز ساعت کاری را افزایش می‌دهیم. مرکز پشتیبانی سامانه آموزشیار با شماره ۴۷۹۱۹۱۰۰ و پیش شماره تهران پاسخگوی دانشجویان است.
یکی دیگر از مشکلات دانشجویان به اجازه پرداخت شهریه مربوط می‌شود. این مشکل چه زمانی رفع خواهد شد؟
درباره شهریه ما با دو حالت مواجه هستیم. برخی از دانشجویان بدهی‌ای از قبل داشتند که سایت برای آنها باز است و دانشجو می‌تواند به درگاه پرداخت اینترنتی متصل شود، اما برخی دیگر اصلاً بدهی‌ای ندارند بنابراین نیاز نیست به درگاه نیز متصل شوند. به عبارت دیگر تا زمانی که سر ترم شروع فرآیند انتخاب‌واحد را آغاز نکنیم دانشجو بدهی‌ای را در کارتابل مشاهده نخواهد کرد.
درحالی که در سیدا، سیستم به این شکل عمل می‌کرد که وقتی ترم آغاز می‌شد، سیدا به‌صورت اتوماتیک مبلغ شهریه ثابت را برای دانشجو به‌عنوان بدهی درنظر می‌گرفت و دانشجو به‌محض ورود به سیستم بدهی مبلغ ثابت شهریه را داشت، البته سرترم نیز برای دانشجو فعال می‌شد اما ما هنوز سرترم را فعال نکرده‌ایم که برای دانشجو بدهی‌ای لحاظ شود.
به‌محض فعال‌سازی سرترم و تعریف ترم جدید، دانشجو مبلغ شهریه ثابت خود را مشاهده می‌کنند. البته این مساله را درنظر گرفته‌ایم که دانشجو پیش از انتخاب‌واحد بحث پرداخت شهریه ثابت را انجام دهد تا دیگر نگرانی‌ای از این بابت وجود نداشته باشد.
میزان شهریه‌ای که دانشجو باید برای باز شدن سامانه بپردازد، چقدر است؟
شهریه ثابت را به‌عنوان ملاک باز شدن سایت درنظر گرفته‌ایم.
آموزشیار بر فرآیند فارغ‌التحصیلی چه تاثیری خواهد داشت؟
یکی از بزرگ‌ترین مشکلاتی که وجود داشت فرآیند طولانی فارغ‌التحصیلی بود و چراکه که واحد دانشگاهی باید مستندات دانشجو را در حوزه فارغ‌التحصیلان بررسی می‌کرد و بعد تعدادی از آنها تجمیع و تبدیل به یک محموله می‌شد و مستندات به سازمان مرکزی ارجاع داده می‌شد که مورد ارزیابی قرار بگیرد. درصورت بروز مشکلی باز مستندات به واحد برگشت داده می‌شد؛ همه این کارها نیز به‌صورت پستی انجام می‌شد. دلیل زمان‌بر بودن نیز همین پروسه رفت و برگشت مستندات بود. اما در سیستم جدید این امکان فراهم شده که به محض اینکه فرآیند فارغ‌التحصیلی دانشجو در واحد دانشگاهی شروع می‌شود، تمامی پرونده فارغ‌التحصیلی دانشجو به‌صورت الکترونیکی برای سازمان ارسال و مورد بررسی قرار می‌گیرد و تنها ظرف مدت چند هفته اصل مدرک دانشجو برای واحد دانشگاهی ارسال می‌شود. در اصل با سامانه جدید یک فرآیند ۶ ماهه به یک فرآیند چند هفته‌ای تبدیل می‌شود که قطعاً این مساله یک مزیت مهم برای دانشجویان در آستانه فارغ‌التحصیلی است.
دانشجویانی که درحال حاضر پیگیر فارغ‌التحصیلی خود هستند چگونه اقدام کنند؟
دانشجویی که الان می‌خواهد فارغ‌التحصیل شود باید در مرحله اول نمرات آنها به ثبت برسد که این مساله نیز ارتباطی به سامانه جدید ندارد، بلکه اساتید باید نمرات را ثبت کنند یا دانشجو باید معرفی به استادی را بگذراند و اگر دانشجو واحد باقی مانده‌ای دارد باید به واحد مربوطه مراجعه کرده تا دوره معرفی به استادش دنبال شود و بعد وارد مرحله فارغ‌التحصیلی شود. در اصل دانشجو باید بحث سرفصل‌های دروس گذرانده شده‌اش را پیگیری کرده و همچنین تسویه‌حساب‌های مالی‌ا‌ش را نیز دنبال کند.
یکی از مشکلات دانشجویان در حوزه آموزشی به بحث میهمانی مربوط می‌شود. آموزشیار چگونه به حل مسائل مربوط به این موضوع کمک می کند؟
یکی از ویژگی‌های مهم آموزشیار بحث معدل‌سازی‌هاست، اگر دانشجویی درسی را از یک واحد به واحد دیگر به‌عنوان میهمان می‌گرفت یا بحث معدل‌سازی‌اش را دنبال می‌کرد، به دلایلی از جمله سرفصل‌ها ممکن بود درسی در یک واحد دانشگاهی دو واحدی محسوب می‌شد و در یک واحد دیگر ۳ واحدی تلقی می‌شد اما امروزه به دلیل تغییر نظام هوشمند و یکپارچه داده همه سرفصل‌های دانشگاه را در کل واحدها یکپارچه کرده و درنتیجه هر دانشجو در هر واحد دانشگاهی یک سرفصل مشخص را می‌گذراند و اگر دانشجویی بخواهد از یک واحد به واحد دیگر به‌عنوان دانشجوی میهمان برود دیگر چنین مشکلی را نخواهد داشت.
با راه‌اندازی آموزشیار هنوز هم به‌خاطر صدور گواهی اشتغال به تحصیل نیاز به مراجعه حضوری وجود دارد؟
خیر، به وسیله این سامانه ما به سمت اتوماسیون شناختی درحال حرکت هستیم به این معنا که ما بسیاری از فرآیندهای مرسوم مانند صدور گواهی اشتغال به تحصیل که به صورت دستی دنبال می‌شد تغییر کرده است. در اتوماسیون شناختی به‌دنبال این هستیم که اگر درخواستی یک سیستم مشخصی دارد از لحاظ دستی خارج و به شکل هوشمند دنبال شود و در سیستم جدید این امکان وجود دارد که دانشجو درخواست صدور گواهی اشتغال به تحصیلش را در سامانه به ثبت برساند. به عبارت دیگر دانشجو در کارتابل خود درخواست گواهی اشتغال به تحصیل را به ثبت می‌رساند و محلی که باید این گواهی به آنجا ارائه شود را نیز ثبت می‌کند و اطلاعات از پرونده دانشجو به صورت الکترونیکی در پرونده دانشجو قرار می‌گیرد. در مرحله اول برای حوزه آموزشی ارسال می‌شود و بعد از تایید این بخش، نامه باز به‌صورت الکترونیکی برای نرم‌افزار اتوماسیون ارسال و نامه به‌صورت الکترونیکی مهر می‌شود و بعد نامه به کارتابل دانشجو ارجاع داده می‌شود.
ویژگی‌های سامانه آموزشیار از چه زمانی در اختیار دانشجویان قرار می‌گیرد؟
ویژگی‌های مورد اشاره سامانه از ترم جدید در اختیار دانشجویان قرار دارد.
برخی دانشجویان هنوز منتظر ثبت نمرات خود هستند؛ با توجه به تغییرات در سامانه نمرات چه زمانی اعلام می‌شود؟
تا اول مردادماه سامانه فعال بود و نمراتی که توسط اساتید ثبت و نهایی شده باشد، به‌راحتی به سامانه جدید منتقل شده اما اساتیدی که نمره را نهایی نکرده یا اصلاً اقدام به ثبت نمره نکرده باشند، مساله متفاوتی است. در ترم تابستان ۵۱ هزار نمره در سامانه جدید برای دانشجویان به ثبت رسیده است. در ترم بهمن‌ماه ۹۸ نیز حدود یک میلیون نمره در سامانه جدید به ثبت رسیده و با توجه به اینکه ه a ر دانشجو چند نمره دارد، امکان دارد که اساتید برخی درس‌ها فرصت نکرده باشند تا نمرات را به ثبت برسانند. البته اساتیدی که هنوز اقدام نکرده‌اند باید در اسرع وقت این کار را به پایان رسانند. تاکید می‌کنم که سامانه هیچ مشکلی برای ثبت نمره ندارد و اگر نمره‌ای هنوز اعلام نشده، از طرف استاد به ثبت نرسیده است.
دانشجویان نگران زمان اعتراض نباشند
در سیستم جدید به واحدهای دانشگاهی اطلاع داده‌ایم که امکان ثبت اعتراض به نمره را برای ترم تابستان و نمرات جدیدی که ثبت می‌شود، فعال کنند تا دانشجو نگرانی‌ای از این بابت نداشته باشد که بازه اعتراض به نمره تمام شده است.
ترم گذشته بحث ترمیم معدل دانشجویان به‌خاطر شرایط فعلی مطرح شد، این مساله به کجا رسید؟
همچنین برای دانشجویانی که در مقطع کارشناسی بودند نمره ۱۲ و برای کارشناسی‌ارشد زیر نمره ۱۴ را برای ترمیم معدل لحاظ کرده‌ایم و این قول داده شد تا حداکثر ۳ درس و حداکثر ۶ واحد را ترم آینده به‌صورت تکراری و تنها برای ترمیم معدل بگیرند. البته این بدان معنی نیست که دانشجو می‌تواند درسی را که اصلاً نگذرانده، دریافت کند بلکه تنها بحث ترمیم معدل مطرح بوده و باید تا سقف تعیین شده دروس تکراری را بگذراند.
آیا در این سامانه اطلاعات مربوط به صندوق رفاه دانشجویی وجود دارد؟
صندوق رفاه در حوزه مالی است. ما نرم‌افزار جامع را داریم که شامل ماژول‌های مختلف است. ماژول صندوق رفاه نیز در آن وجود دارد اما چون پایه فعالیت‌های دانشجویان از ابتدای ورود تا انتها در حوزه آموزش است، مجبور بودیم تا تمرکزمان را در فاز اول بر بحث آموزش بگذاریم. در فاز دوم داده‌های مربوط به صندوق رفاه را تکمیل خواهیم کرد اما چون در این بازه زمانی دانشجو نگرانی‌ای نداشته باشد، اطلاعات مربوط به صندوق رفاه در اختیار واحد دانشگاهی قرار دارد و هر زمانی که دانشجو نیاز داشته باشد، می‌تواند به کارشناس مربوطه مراجعه یا از طریق راه‌های ارتباطی وضعیت خودش را مشاهده کند.
یکی از دغدغه‌های دانشجویان به موضوع تقسیط شهریه مربوط می‌شود. این موضوع در سامانه آموزشیار چگونه دیده شده است؟
در سیستم آموزشیار نیز حالت‌های مختلفی وجود دارد. در اولین مرحله دانشجو امکان تقسیط شهریه را خواهد داشت که بنا بر تصمیم واحد متفاوت خواهد بود. اما دانشجویان متقاضی، درخواست تقسیط شهریه خود را به ثبت می‌رسانند و سیستم موضوع را برای کارشناس آموزش ارسال خواهد کرد و درصورت تایید به حوزه امور مالی ارجاع داده می‌شود و درصورت تایید این بخش نیز، مساله به‌صورت اتوماتیک برای دانشجو لحاظ می‌شود. حالت دوم نیز آن است که ما وام‌های بیرون از دانشگاه را نیز داشتیم که همچنان برقرار است و دانشجو از طریق سامانه ساجد می‌تواند این مساله را دنبال کند. اگر به‌دلایلی دانشجویان درباره پرداخت مالی نگرانی‌ای داشتند می‌توانند با روش‌های مختلف اعم از تقسیط، معرفی به بانک‌ها برای دریافت وام یا وام‌های وزارت علوم و وزارت بهداشت بهره‌مند شوند و در اصل روال گذشته حذف نشده است، اما چون داده‌های آن در بخش صندوق رفاه تعیین نشده، فعلاً در سامانه جدید دانشجویان امکان دیدن بخش صندوق رفاه را ندارند.
با توجه به زمان راه‌اندازی سامانه، آیا کارشناسان و مسئولان واحدها نسبت به امکانات و ویژگی‌های سامانه آشنایی دارند؟
در یک ماه گذشته فرآیندی را داشتیم که بخشی از آن مربوط به تبدیل اطلاعات و بخش دیگر مربوط به آموزش سیستم به واحدهای دانشگاهی بوده است و نباید فراموش کرد که دانشجو ساده‌ترین کارتابل را در اختیار دارد چراکه درنهایت می‌خواهد انتخاب واحد، ثبت درخواست یا مشاهده نمرات را انجام دهد اما به واحدهای دانشگاهی ما طی ۴ هفته در قبال فایل‌های مختلف آموزش‌های لازم را ارائه داده‌ایم.
دانشجویانی که رمزشان را تغییر داده‌اند الان امکان ورود به سامانه را ندارند. مشکل خود را چگونه حل کنند؟
مدلی که درنظر گرفته‌ایم به این شکل است که به مدیر فناوری و اطلاعات هر واحد دانشگاهی دسترسی داده‌ایم تا بازنمایی مجدد پسورد دانشجو، اساتید و پرسنل واحد را انجام دهد و از طریق کانال‌های ارتباطی یا سیستم تیکتینگ یا مرکز پاسخگویی این مساله را پیگیری کنند.
در سامانه آموزشیار تداخل امتحانات به‌عنوان یکی دیگر از چالش‌های دانشجویان مورد توجه بوده است؟
تداخل امتحانی در این سامانه جدید آموزشیار کنترل می‌شود